Bylaws & Rules - Vietnamese Community of Arizona

BẢN ĐIỀU LỆ ẤN BẢN 2009

Kính thưa quý bậc Trưởng Thượng,
Kính thưa quý Đồng Hương,

Kể từ khi biểu quyết phê chuẩn bản Điều Lệ ngày 08 tháng 01 năm 1984 về việc thành lập và điều hành của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA, qua thời gian, môi trường sinh họat đã có nhiều thay đổi. Để thích ứng với nhu cầu sinh họat và tình hình thực tiển, bản Điều Lệ đã có những tu chính:

Tu chính ĐIỀU LỆ, ngày 16-5-1993, và
Sửa đổi Phụ Bản A-Thể Thức Ứng Cử và Bầu Cử Ban Điều Hành, ngày 14-9-2008.
Đại Hội Đồng Hương ngày 15 tháng 3 năm 2009 đã trao phó trách nhiệm cho HỘI ĐỒNG ĐIỀU HÀNH LÂM THỜI nhằm tu chính, sửa đổi bản Điều Lệ hầu mở rộng, tạo thêm điều kiện cho nhiều người có cơ hội ra ứng cử và tham gia vào việc điều hành Cộng Đồng. Song song với sự mở rộng các điều kiện ứng cử, Bản Điều Lệ cũng xác định về việc tuyên dương, bảo vệ Quốc Kỳ, Quốc Ca, và Lập Trường Quốc Gia Dân Tộc Không Cộng Sản. Đồng thời, bản Điều Lệ đã cập nhật loai bỏ điều luật về “Hội Đồng Quyết Nghị”, do qua sinh họat nhiều năm, đã không tồn tại hay đáp ứng sinh họat thực tế Bản Điều Lệ này đã được biểu quyết và chấp thuận qua ĐẠI HỘI ĐỒNG HƯƠNG ngày 09 tháng 8 năm 2009.

Tu chính ĐIỀU LỆ, ngày 26-6-2021, và

Sửa đổi Phụ Bản A – Thể Chức Ứng Cử và Bầu Cử Ban Điều Hành mục 3.5, 3.6, 3.6.1, 3.6.2, 3.6.3

Xin ghi nhận công ơn nổ lực của nhữg vị đi trước đã đặc nền móng thành lập và sọan thảo bản Điều Lệ Cộng Đồng.

Trân trọng kính gửi bản Điều Lệ ấn bản 2009 đế qúi bậc trưởng thượng, qúi đồng hương trong tinh thần phục vụ và phát triển Cộng Đồng Arizona chúng ta.

Phoenix Ngày 30 tháng 9 năm 2009
ChùTịch/HĐĐLT PCT/HĐĐLT/Sọan Thảo Tu Chính

Nguyễn Văn Tạo & Hà Xuân Lộc

ĐIỀU LỆ

CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA

Xét rằng môi trường sinh họat của tập thể ti nạn Việt Nam tại Arizona đã điều hướng việc sọan thảo và phê chuẩn Điều Lệ ngày 08 th áng 01 năm 1981 về việc thành lập và điều hành của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA
Xét rằng kể từ ngày 08 tháng 01 năm 1984 cho đến nay, môi trường sinh họat đã có nhiều thay đổi.
Tiếp theo các tu chính ĐIỀU LỆ ngày 16 tháng 5 năm 1993, và ngày 14 tháng 9 năm 2008, do nhu cầu cũng cố và phát triển của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA
Chúng tôi, tập thể CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA đã họp Đại Hội tại Phoenix vào Ngày 09 Tháng 8 Năm 2009 để tu chính các Bản ĐIỀU LỆ nêu trên với hai (02) đề mục chính:

Bổ túc thêm Điều 3 thuộc Chương Thứ Nhứt để xác định Lập Trường của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA, và khẳng định về Quốc Kỳ và Quốc Ca Việt Nam Cộng Hòa.
Tu chính về cơ cấu tồ chức điều hành và thể thức bầu cử Hội Đồng Quản Trị và Hội Đồng Điều Hành của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA.
LỜI MỞ ĐẦU

Tin Tưởng rằng danh dự cá nhân luôn luôn gắn liền với danh dự tập thể.
Tin Tưởng rằng chỉ có các kế họach và chương trình do tập thể hình thành mới có giá trị thực tiễn.
Tin Tưởng rằng sự tự nguyện kết hợp để xây dựng tình đoàn kết trong tập thể là yếu tố quyết định sự thành công của mọi chương trình và kế họach liên quan đến tập thể.
Tin Tưởng rằng mọi tổ chức chỉ có thể tồn tại và phát triển khi thế quân bình giửa LỢI ÍCH và ĐÓNG GÓP được duy trì.
Tin Tưởng rằng sự giải trừ chế độ Cộng Sản tại quê nhà là điều kiện tiên quyết để tái lập một nước VIỆT NAM TỰ DO, DÂN CHỦ, và PHÚ CƯỜNG.
Chúng tôi, những người Việt Nam và Gốc Việt Nam cư ngụ tại tiểu bang Arizona, họp tại Phoenix ngày 08 tháng 01 năm 1984, quyết định thành lập một tổ chức lấy tên là CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA do các điều khỏan sau đây chi phối

CHƯƠNG THỨ NHỨT: DANH XƯNG, TRỤ SỞ, LẬP TRƯỜNG, MỤC TIÊU

Điều 1: Nay thành lập tại Arizona một tổ chức bất-vụ-lợi (Non Profit Organization) với danh xưng là CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA, viết tắt là CĐNVQG/AZ, và danh xưng bằng tiếng Anh là VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA. Trụ sở Cộng Đồng tạm thời đặt tại tư gia của Chủ Tịch Cộng Đồng trong thời gian chưa có trụ sở chính thức.

Điều 2: Cộng Đồng nhằm đạt các mục tiêu sau:

2.1 Kết hợp các Hội Đoàn, Đoàn Thể, Tổ Chức cùng toàn thể người Việt Nam và gốc Việt Nam cư ngụ tại Arizona thành một khối duy nhất, bất phân nam, nữ, tuổi tác và tôn giáo.

2.2 Huy động mọi phương tiện để yểm trợ các Hội Đoàn, Đoàn Thể, và Tổ Chức thực hiện các mục tiêu công ích ghi trong điều lệ của các Hội Đoàn, Đoàn Thể, và Tổ Chức.

2.3 Vận dụng mọi phương tiện để hỗ trợ thành viên Cộng Đồng gặp khó khăn trong đời sống hằng ngày.

2.4 Tạo tiếng nói chung cho toàn thể đồng bào tại Arizona về các vấn đề có tích cách công ích

2.5 Cử đại diện để giao dịch với Chánh Quyền, các Tổ Chức, các Cộng Đồng Thiểu Số và các Tổ Chức người Việt Nam ngoài tiểu bang.

2.6 Yểm trợ mọi nỗ lực nhằm giải trừ chế độ Cộng Sản tại quê nhà hầu tái lập một nước VIỆT NAM TỰ DO, DÂN CHỦ, và PHÚ CƯỜNG lấy Đất Nước và Dân Tộc làm cứu cánh.

2.7 Các mục tiêu ghi trên, từ điều 2.1 đến 2.6, không có tính cách hạn chế mà chỉ có tính cách hướng dẩn; Cộng Đồng có thể mhằm mọi mục tiêu có ích lợi cho tập thể và quê hương về tinh thần cũng như về vật chất phù hợp với tinh thần của điều lệ và luật-pháp hiện-hành.

Điều 3: Về Lập Trường, Quốc Kỳ và Quốc Ca. Cùng với sự tồn tại của CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠIARIZONA, điều 3.1 và điều 3.2 bao gồm 3.2.1 và 3.2.2 sau đây là tuyệt đối không bao giờ thay đổi

3.1 CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA không chấp nhận chủ-nghĩa Cộng Sản và các họat động cho Cộng Sản dưới bất kỳ mọi hình thức.

3.1.1 CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA tuyên dương và chào kính Quốc Kỳ và Quốc Ca Việt Nam Cộng Hòa trong các hội họp và nghi lể công cộng.

3.1.2 Quốc Kỳ Việt Nam Cộng Hòa, là cờ nền Vàng với ba (03) sọc đỏ, là biểu tượng duy nhất của người Việt Quốc Gia không Cộng Sản.

3.1.3 Quốc Ca Việt Nam Cộng Hòa, tức nhạc khúc “Tiếg Gọi Công Dân” là quốc ca, quốc thiều duy nhất trong lể chào cờ của người Việt Quốc Gia.

Quốc Ca Việt Nam Cộng Hòa:

Này công dân ơi đứng lên đáp lời sông núi.
Đồng lòng cùng đi, hy sinh tiết gì thân sống!
Vì tương lai quốc dân, cùng xông pha khói tên,
Làm sao cho núi sông từ nay luôn vững bền.
Dầu cho thây phơi trên gươm giáo,
Thù nước lấy máu đào đem bán.
Nòi giống lúc biến phải cần giải nguy,
Ngưoi công dân luôn vững bền tâm trí
Hùng tráng quyết chiến đấu làm cho khắp nơi
Vang tiếng người nước Nam cho đến muôn đời

(Điệp khúc)

Công dân ơi Mau hiến thân dưới cờ
Công dân ơ! Mau làm cho cõi bờ Thoát cơn tàn phá vẻ vang đời
sống Xứng danh ngàn năm dòng giống Lạc Hồng.

(Bản nhạc và lời ca này đã được dùng suốt thời Đệ Nhứt và Đệ Nhị Cộng Hòa cho đến ngày nay).

CHƯƠNG THỨ HAI: THÀNH VIÊN CỦA CỘNG ĐỒNG

Điều 4

4.1 CÁ NHÂN THÀNH VIÊN: Mọi người VIỆT NAM và những người thuộc HUYẾT THỐNG VIỆT NAM cư ngụ tại tiểu bang Arizona chấp nhận Bản Điều Lệ này đều là thành viên của Cộng Đồng.

4.2 HỘI-ĐoàN THÀNH-VIÊN: Các Hội Đoàn thành viên Cộng Đồng là những Hội Đoàn, Đòan Thể và Tổ Chức chấp nhận sinh họat trong khuôn khổ Cộng Đồng. Các Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức này được thành lập để đeo đuổi các mục-tiêu công-ích, không trái với tinh-thần của Bản Điều Lệ cũng như không trái với tình đoàn-kết trong Cộng Đồng, và hội đủ các điều kiện căn bản sau:

a, Có ít nhất 05 hội viên.
b, Hằng năm, đến tháng 12, gửi danh sách cập nhật Ban chấp hành/Ban đại diện đến Chủ Tịch Cộng Đồng.
c, Tham gia các buổi họp do Hội Đồng Điều-Hành CĐNVQG/Arizona triệu tập.
d, Sinh họat với Cộng-Đồng trên một năm/12 tháng nếu muốn giới thiệu hay đề cử hội viên ra ứng cử các trách vụ trong Hội Đồng Điều-Hành hay Hội Đồng Quản Trị.

4.3 Chủ Tịch, Hội Trưởng, và Đại Diện các Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức cần thông báo cho Hội Đồng Chấp Hành Cộng-Đồng biết ý- định sinh-họat trong khuôn-khổ Cộng- Đồng của Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức liên hệ.

CHƯƠNG THỨ BA: CƠ CẤU ĐIỀU HÀNH CỘNG ĐỒNG

Điều 5

Cơ cấu điều-hành Cộng Đồng, đặt dưới sự kiểm sóat toàn diện của Khối Thành-Viên Cộng Đồng gồm có:
– Hội Đồng Quàn Trị và Giám Sát
– Hội Đồng Chấp Hành

TIẾT I: HỘI-ĐỒNG QUẢN-TRỊ VÀ GIÁM-SÁT

MỤC 1-THÀNH PHẦN

Điều 6

Thành-phần Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát gồm các Hội Trưởng, Chủ Tịch hoặc các trách vụ tương đương của các Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức chấp nhận sinh họat trong khuôn khổ Cộng Đồng.

Điều 7

Mổi khi có sự thay đổi Hội Trưởng, Chủ Tịch hoặc các trách vụ tương đương, các Hội Đoàn, Đoàn Thể hoặc Tổ Chức cần thông báo ngay cho Hội-Đồng Chấp Hành để Hội-Đồng này cập-nhật-hóa danh sách Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát.

MỤC 2-TỔ CHỨC

Điều 8

Tổ-chức Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát gồm có:
a, Các Hội-viên Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát như đã ghi trong Điều 6, và b, Chủ-Tịch-Đòan Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát gồm có:
– 1 Chủ Tịch Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát
– 1 Phó Chủ Tịch Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát

Cùng với sự gia tăng và hổ trợ của
– 1 Tổng-Thư-Ký Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát
– Các Ủy Viên Chủ-Tịch-Đòan Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát

Điều 9

Bầu cử, đề cử vào các trách vụ Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám- Sát

9.1 Các trách-vụ ghi trên do Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát họp riêng để bầu cử theo thể thức kín và đa số tín nhiệm.

9.2 Ứng viên cho chức vụ Chủ Tịch có số phiếu cao nhất sẽ được tuyên bố đắc cử. Ứng viên có số phiếu cao thứ hai sẽ đắc cử Phó Chủ Tịch.

9.3 Trách-vụ Tổng-Thư-Ký và các Ủy-Viên được đề cử bầu chọn để hổ trợ Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát.

Điều 10

10.1 Nhiệm kỳ của Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát được ấn-định là ba năm, tối đa hai nhiệm-kỳ.

10.2 Nếu vị Chủ Tịch Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát vì bất kỳ lý do nào không thể hoàn tất nhiệm-kỳ ấn định:

10.2.1 Đương-kim Phó Chủ Tịch sẻ thay thế cho hết nhiệm kỳ ba năm, hầu bảo đảm sự liên tục trong công việc của Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát.

10.2.2 Tân Chủ Tịch cùng Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát họp riêng để bầu cử tân Phó Chủ Tịch theo thể thức kín và đa số tín nhiệm như đã ghi trên Điều 9.

10.3 Nếu có sự thay đổi về chức vụ Chủ Tịch hay Hội Trưởng trong các Hội Đoàn, Đoàn Thể hay Tổ Chức, vị tân Chủ Tịch hay tân Hội Trưởng sẽ điền thế vị cựu Chủ Tịch hay cựu Hội Trưởng trong Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát cho đến hết nh ệm kỳ ba năm. Điều này áp dụng cho các chức vụ Phó Chủ Tịch, Tổng- Thư-Ký, và các Ùy Viên của Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát, ngọai trừ chức vụ Chủ Tịch như đã nêu trong Điều 10.2.

MỤC 3-NHIỆM VỤ

Điều 11

Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát có nhiệm-vụ sau đây:

11.1 Kiểm-sóat sổ sách chi thu của Hội-Đồng Chấp-Hành.

11.2 Duyệt ký với sự ghi chú “ĐÃ KIỂM SOÁT” bản kết-toán chi thu của Hội Đồng Chấp Hành. Bản kết-toán này có thể làm bản kết toán riêng cho mổi công tác.

11.3 Tham-dự các phiên họp của Hội-Đồng Chấp-Hành.

11.4 Lắng nghe dư-luận của Đồng Hương về sự điều-hành của Cộng-Đồng để có biện-pháp thích-nghi.

11.5 Trình-bày nhận-xét về việc quản-trị tài-chánh của Hội-Đồng Chấp-Hành tại đại-hội thường-niên của Cộng-Đồng.

11.6 Khuyến cáo về sự vi-phạm Điều Lệ Cộng-Đồng của thành viên trong Hội Đồng Chấp-Hành để Chủ Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành có biện-pháp thích-ứng.

Điều 12

Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát có nhiệm vụ đặt vấn-đề bất-tín-nhiệm Hội Đồng Chấp-Hành hay Chủ Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành với đại-hội thành-viên. Cộng-Đồng trong trường-hợp Hội-Đồng Chấp-Hành vi phạm một trong các điều sau:

a) Vi-phạm Điều 3 về Lập-Trường Quốc Gia/Quốc-Kỳ/Quốc-Ca,

b) Phản-bội quyền-lợi của Cộng-Đồng bằng hành-động, lời nói, hay sự bất động kéo dài không có lý do chính-đáng,
c) Có bằng chứng việc thâm lạm, biển thủ tài sản của Cộng Đồng.
12.1 Để xúc-tiến việc đặt vấn-đề bất-tín-nhiệm nói trên, Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát triệu tập một phiên họp để thảo luận tích-cách thích nghi và hợp lệ của việc đặt vấn-đề bất-tín-nhiệm, gọi tên là Phiên Họp “Thảo-Luận VấnĐề Bất-Tín-Nhiệm”.

12.2 Phiên Họp “Thảo-Luận Vấn-Đề Bất-Tín-Nhiệm” phải được ChủTịch Hội Đồng Quản-Trị và Giám-Sát thông báo bằng văn thư ít nhất là hai (02) tuần lể trước ngày họp cho tất cả hội viên trong Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát, và ChủTịch Hội Đồng Chấp Hành.

12.2.1 Phiên họp “Thảo Luận Vấn Đề Bất Tín Nhiệm” phải được sự tham gia của

a) Toàn thể thành viên của Chủ-Tịch-Đòan Hội -Đồng Quản-Trị và Giám-Sát
b) Cộng thêm sự hiện diện trên một-phần-hai (1/2) của tổng số hội-viên trong Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát.
c) Và Chủ Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành.
12.2.2 Quyết- định của Hội -Đồng Quản-Trị và Giám-Sát trong phiên họp “Thảo Luận Vấn Đề Bất Tín Nhiệm” phải được biểu quyết theo thể thức phổ thông, kín, và đa số quá bán (trên 50%).

12.3 Nếu việc đặt vấn đề bất tín nhiệm được quyết định qua phiên họp “Thảo Luật Vấn Đề Bất Tín Nhiệm”, ChủTịch Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát sẽ thông tin rộng rãi trong Cộng Đồng để triệu tập đại hội thành viên Cộng Đồng. Sự bất tín nhiệm toàn thể hay một phần Hội Đồng Chấp Hành do đại hội thành viên Cộng Đồng quyết định theo đa số quá bán.

12.4 Trong trường hợp từ chối tham dự đại hội nói trên để tự biện hộ, Hội Đồng Chấp Hành hoặc hội viên liên hệ của Hội Đồng sẽ đương nhiên bị bất tín nhiệm.

12.5 Trong trường hợp bất tín nhiệm toàn thể Hội Đồng Chấp Hành, Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát sẽ tạm thời thay thế Hội Đồng Chấp Hành và tổ chức bầu tân Hội Đồng Chấp Hành trong vòng một tháng kể từ khi sự bất tín nhiệm được tuyên bố

12.6 Trong trường hợp bất tín nhiệm một phần Hội Đồng Chấp Hành, các hội viên còn lại trong Hội Đồng Chấp Hành sẽ kiêm nhiệm cho đến khi nhiệm kỳ cũ Hội Đồng Chấp Hành chấm dứt.

Điều 13

Trong trường hợp Hội-Đồng Chấp-Hành hoặc đồng-hương tham-gia công tác do Hội-Đồng Chấp-Hành đề xướng bị hiểu lầm hoặc bị xuyên tạc với ác ý, Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát có nhiệm-vụ phổ-biến thông-cáo giải thích để đồng-bào hiểu rõ sự việc.

TIẾT II HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNH

MỤC 1-THÀNH PHẦN

Điều 14

14.1 Hội-Đồng Chấp-Hành gồm bốn (04) thành-viên liên-danh đắc cử trong cuộc phổ-thông đầu-phiếu quy-định trong MỤC 4, và các Trưởng Khối quy-định tại MỤC 2 Điều 15 và 16 do Hội-Đồng Chấp-Hành đề cử.

14.2 Nhiệm-kỳ của Hội-Đồng Chấp-Hành được ấn-định là Ba năm.

MỤC 2-TỔ CHỨC

Điều 15

Hội-Đồng Chấp-Hành gồm:
• Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành kiêm Chủ-Tịch Cộng- Đồng.
• Phó Chủ-Tịch Nội-Vụ
• Phó Chủ-Tịch Ngọai-Vụ
• Tổng-Thư-Ký
• Thủ-Qủy
• Trưởng Khối Kế-Họach và Tổ-Chức
• Trưởng Khối Phát-Triển và Xây-Dựng
• Trưởng Khối Xả-Hội/Y-Tế
• Trưởng Khối Thanh-Niên/Thể-Thao
• Trưởng Khối Văn-Hóa
• Trưởng Khối Thông-Tin

Điều 16

16.1 Tùy theo nhu-cầu họat-động và phát-triển, Chủ-Tịch Hội Đồng Chấp Hành có thể tổ-chức thêm các khối và các trách-vụ cần-thiết. Hội Đồng Chấp Hành có thể mời đồng-hương tham-gia vào các khối và các trách-vụ đã nêu.

16.2 Tuỳ theo nhu-cầu họat-động và phát-triển, Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành có thể mời quý nhân-sĩ hay các bậc trưởng thượng để giúp ý-kiến, làm cố vấn cho Hội- Đồng Chấp-Hành. Cố Vấn Hội-Đồng Chấp-Hành không có trách nhiệm điều- hành Cộng- Đồng.

Điều 17

Trong trường hợp đương-kim Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành không thể tiếp tục đảm-nhiệm trách-vụ của mình vì bất kỳ lý do gì, Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp Hành kiêm Chủ-Tịch Cộng-Đồng sẽ được thay-thế bởi:

17.1 Phó Chủ-Tịch Nội-Vụ cho đến hết nhiệm-kỳ.

17.2 Trong trường hợp Phó Chủ-Tịch Nội-Vụ vì bất kỳ lý do gì không thể đảm nhiệm, Phó Chủ-Tịch Ngọai-Vụ thay thế cho đến hết nhiệm-kỳ.

17.3 Trong trường hợp cả ba đều không không thể đảm-nhiệm trách-vụ, Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát có nhiệm-vụ tổ-chức bầu-cử lại.

MỤC 3 – NHIỆM VỤ

Điều 18

Hội-Đồng Chấp-Hành có nhiệm-vụ:

18.1 Đại diện Cộng-Đồng trong mọi giao dịch với Chánh Quyền, các Tổ Chức/Hội Đoàn Hoa-Kỳ, các Cộng Đồng Thiểu Số tại địa-phương, và các Tổ Chức người Việt Nam ngòai tiểu bang.

18.2 Cùng với Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát sọan thảo các kế-họach và chương trình liên-quan đến Cộng- Đồng.

18.3 Thi-hành các kế-họach nói trên.

18.4 Yểm-trợ các Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức thành-viên của CộngĐồng trong việc thực-hiện các mục-tiêu công-ích của các thành-viên này.

18.5 Tồ-chức việc trợ giúp Đồng-Hương khi cần.

18.6 Báo-cáo họat-động của Hội-Đồng Chấp-Hành tại đại-hội thường-niên của Cộng- Đồng.

18.7 Thiết-lập bản kết-toán chi-thu cho mỗi niên-khóa và cho từng công tác nếu có.

18.8 Đáp-ứng quan-tâm, cứu xét đề-nghị bất-tín-nhiệm của Khối Thành-Viên Cộng Đồng như ghi trên Điều 22.

18.9 Trong trường-hợp Hội-Đồng Chấp-Hành nhận được thư đề-nghị bất-tín nhiệm như ghi trên Điều 22.2. Hội-Đồng Chấp-Hành tổ chức và điều khiển một phiên họp với mục-đích cứu xét các vấn-đề liên-quan đến đề-nghị bất-tín-nhiệm. Phiên họp gồm có sự tham-dự của:

a) Nhóm thành-viên ghi trong điều 22.2 nếu áp dụng,
b) Các thành-viên Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát, bao gồm các Chủ-Tịch,Hội-Trưởng hay đại-diện chính-thức của các Hội Đòan, Đòan Thể và Tổ Chức đã gửi thư đến Hội-Đồng Chấp-Hành ghi trong điều 22.2 nếu áp dụng.
c) Chủ-Tịch-Đòan Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát,
d) Chủ-Tịch và các thành-viên Hội-Đồng Chấp-Hành
18.9.1 Phiên Họp “Cứu xét các vấn đề về đề nghị bấn tín nhiệm” phải được Hội Đồng Chấp Hành thông báo bằng văn thư ít nhất là hai (02) tuần lể trước ngày họp cho tất cả tham dự viên ghi trên.

18.9.2 Trong trường hợp từ chối tham dự phiên họp nói trên để tự biện hộ Chủ Tịch Đòan Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát hoặc hội viên liên hệ của Chủ Tịch Đòan sẽ đương nhiên bị bất tín nhiệm.

18.9.3 Sau phiên họp “Cứu xét các vấn đề về đề nghị bất tín nhiệm”, nếu thành viên Hội Đồng Chấp Hành với đa số quá bán đồng ý đề nghị bất tín nhiệm là xác đáng:

18.9.4 Hội Đồng Chấp Hành tổ chức một phiên họp với Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát để biểu quyết bất tín nhiệm theo thể thức phiếu kí, và đa số quá bán (trên 50%).

18.9.5 Nếu việc bất tín nhiệm được quyết định, Hội Đồng Quản Trị và Giám Sát tổ chức họp riêng và bầu lại ChủTịch Đoàn hay các trách vụ như đã ghi trong Đề 9 CHƯƠG THỨ BA. Thành viên bị bất tín nhiệm không được đảm nhiệm trách vụ trong ChủTịch Đoàn

MỤC 4-THỂ-THỨC BẦU-CỬ HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNH

Điều 19

Hội-Đồng Chấp-Hành được bầu theo lối phổ-thông đầu-phiếu, trực-tiếp, và kín. Thể-thức ứng-cử và bầu-cử được quy-định tại Phụ-Bản A về THỂ-THỨC ỨNG-CỬ VÀ BẦU-CỬ HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNH.

CHƯƠNG THỨ TƯ: KHỐI THÀNH-VIÊN CỘNG ĐỒNG

Điều 20

Khối Thành-Viên Cộng-Đồng gồm toàn-thể các thành-viên quy-định tại Điều 4 CHƯƠNG THỨ HAI.

Điều 21

Nhiệm-Vụ Khối Thành-Viên Cộng-Đồng:

21.1 Giám-sát tổng-quát hoạt-động của các Hội-Đồng trong cơ-cấu điều-hành Cộng-Đồng.

21.2 Bầu cử Hội-Đồng Chấp-Hành theo phương-thức đầu phiếu kín.

21.3 Quyết-định việc tu-chính điều-lệ.

21.4 Quyết-định việc bất-tín-nhiệm Hội-Đồng Chấp-Hành, và Chủ-Tịch-Đoàn Hội Đồng Quản-Trị và Giám-Sát.

Điều 22

Đề-nghị bất-tín-nhiệm Hội-Đồng Chấp-Hành:

22.1 Một nhóm thành-viên Cộng-Đồng tối thiểu là một trăm người (100) hiện đang cư ngụ tại Arizona hoặc trên phân nửa số Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức thành-viên của Cộng-Đồng có thể gửi thư đến Hội-Đồng Quản-Trị và Giám- Sát đề-nghị bất-tín-nhiệm một hay nhiều thành viên, hay toàn-thể Hội-Đồng Chấp-Hành. Thư đề-nghị phải viện-dẩn lý-do và bằng chứng cụ-thể về vi phạm như đã nêu trong Điều 12.

22.2 Để tránh sự sai sót và ngăn ngừa việc thu thập danh tánh hay chữ ký bừa bãi, thư đề-nghị tối thiểu phải hội đủ các yếu tố hợp lệ, chính xác, hiểu rỏ vấn đề của nhóm thành-viên Cộng-Đồng. Xem Phụ Bản B – mẩu THƯ ĐỀ NGHỊ CỦA TẬP THỂ THÀNH VIÊN CỘNG ĐỒNG.

Điều 23

Đề-nghị bất-tín-nhiệm Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát:

23.1 Một nhóm thành-viên Cộng-Đồng tối thiểu là một trăm người (100) người hiện đang cư ngụ tại Arizona hoặc trên phân nửa số Hội Đoàn, Đoàn Thể và Tổ Chức thành-viên của Cộng-Đồng có thể gửi thư đến Hội-Đồng Chấp Hành đề- nghị bất-tín-nhiệm một hay nhiều thành viên, hay toàn-thể Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát qua lý-do và bằng chứng cụ-thể về việc phản bội quyền lợi của Cộng-Đồng bằng hành-động, lời nói, hay sự bất động kéo dài không có lý do chính-đáng, hay vi-phạm Điều 3 về LậpTrường/Quốc- Kỳ/Quốc-Ca.

23.2 Để tránh sự sai sót và ngăn ngừa việc thu thập danh tánh hay chữ ký bừa bãi, thư đề-nghị tối thiểu phải hội đủ các yếu tố hợp lệ, chính xác, hiểu rỏ vấn đề của nhóm thành-viên Cộng-Đồng. Xem Phụ Bản B – mẩu THƯ ĐỀ NGHỊ CỦA TẬP THỂ THÀNH VIÊN CỘNG ĐỒNG.

Điều 24

Khối Thành-Viên Cộng-Đồng họp mỗi năm một lần trong tuần lể thứ hai của tháng 01 dương-lịch.

Điều 25

Mọi quyết- định của Khối Thành-Viên Cộng-Đồng đều theo đa-số qúa bán. Thể thức bỏ phiếu kín được áp-dụng trong mọi trường-hợp.

CHƯƠNG THỨ NĂM: TÀI-CHÁNH VÀ KẾ-TÓAN

Điều 26

26.1 Thủ-Qũy Cộng-Đồng giữ một quyển sổ chi-thu và các chứng-từ về các chi tiêu liên-hệ. Mổi tam-cá-nguyệt Thủ-Qũy Cộng-Đồng sao y các khỏan chi-thu trong tam-cá-nguyệt gởi cho Chủ-Tịch Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát để tiện theo dõi và đăng trên các bản tin.

26.2 Trong tất cả mọi trường hợp, không có ngọai lệ, đương-nhiệm Chủ Tịch Hội Đồng Chấp-Hành/Chủ Tịch Cộng Đồng không được kiệm nhiệm trách vụ Thủ Qũy.

Điều 27

Mọi chi-phiếu của Cộng-Đồng trên ba trăm đồng ($300.00) phải do Chủ-Tịch Cộng-Đồng cùng ký với Thủ-Qũy. Để tiện việc điều-hành, Chủ-Tịch Cộng- Đồng và Chủ-Tịch Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát có thể lập một quỹ ứng trước cho Tổng-Thư-Ký Cộng-Đồng quản-lý. Quỹ ứng trước không được quá ba trăm đồng ($300.00) và chỉ được lập để thực-hiện một công tác nhứt-định và cụ-thể.

CHƯƠNG THỨ SÁU: TU-CHÍNH ĐIỀU-LỆ

Điều 28

Đề-nghị, nghiên-cứu, và thực-hiện tu-chính

28.1 Bất-cứ thành-viên nào cũng có quyền đề-nghị tu-chính điều-lệ này.

28.2 Đề-nghị tu-chính do Hội-Đồng Chấp-Hành thu-nhận và nghiên-cứu sơ-khởi.

28.3 Sau khi nghiên-cứu xong, nếu đồng quan-điểm với thành-viên đề-nghị tuchính, Hội-Đồng Chấp-Hành triệu-tập đại-hội đồng-hương để biểu-quyết việc tu-chính.

Điều 29

Mọi điều-khỏan đều có thể được đề-nghị tu-chính, ngọai trừ Điều 29 này và các Điều 1, Điều 2, và Điều 3.

Điều 30

Các Tu-Chính hiệu-lực:

30.1 BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 16 tháng 5 năm 1993 hủy bỏ và thay thế các BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 08 tháng 01 năm 1984.

30.2 BẢN ĐIỀU-LỆ này hủy bỏ và thay thế các BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 16 tháng 5 năm 1993 và Phụ-Bản A về “THỂ THỨC ỨNG CỬ VÀ BẦU CỬ HỘI ĐỒNG CHẤPHÀNH” ngày 14 tháng 9 nă 2008.

Điều 31

BẢN ĐIỀU-LỆ này gồm có sáu (06) chương và ba mươi mốt (31) điều với hai (02) phụ bản:
• Phụ Bản A“THỂ THỨC ỨNG CỬ VÀ BẦU CỬ HỘI ĐỒNG CHẤ HÀNH”
• Phụ BảN B “mẩu THƯ ĐỀ NGHỊ CỦA TẬP THỂ THÀNH VIÊN CỘNG ĐỒNG”. BẢN ĐIỀU LỆ đã được Đại Hội Đồng Hương tại Arizona biểu quyết chấp thuận vào ngày 09 tháng 8 năm 2009.

Phoenix Ngày 09 Tháng 8 Năm 2009

BẢN ĐIỀU LỆ CỘNG-ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC-GIA TẠI ARIZONA

Phụ-Bản A: về THỂ-THỨC ỨNG-CỬ VÀ BẦU-CỬ HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNH CỘNG-ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC-GIA TẠI ARIZONA

Chiếu Quyết-Định của Đại-Hội Đồng-Hương tại Arizona ngày 09 tháng 8 năm 2009 biểu-quyết chấp-thuận Tu-Chính BẢN ĐIỀU-LỆ CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA .
Chiếu Điều 30 Chương Thứ Sáu của BẢN ĐIỀU-LỆ CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA với nội-dung: Điều 30 Các Tu-Chính hiệu-lực: 30.3 BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 16 tháng 5 năm 1993 hủy bỏ và thay thế các BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 08 tháng 01 năm 1984. 30.4 BẢN ĐIỀU-LỆ này hủy bỏ và thay thế các BẢN ĐIỀU-LỆ ngày 16 tháng 5năm 1993 và Phụ-Bản về “THỂ THỨC ỨNG CỬ VÀ BẦU CỬ HỘI ĐỒNG CHẤP HÀNH” ngày 14 tháng 9 năm 2008.• Nay ấn-định THỂ-THỨC ỨNG-CỬ VÀ BẦU-CỬ HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNHCỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIATẠI ARIZONA theo các điều-khỏan ghi sau:

CHƯƠNG THỨ NHỨT: THỂ-THỨC BẦU CỬ và ỨNG-CỬ
Điều 1

HỘI-ĐỒNG CHẤP-HÀNH Cộng-Đồng Người Việt Quốc-Gia tại ARIZONA được bầu theo lối phổ-thông, trực-tiếp và kín.

Điều 2

2.1 Thể thức ứng cử liên-danh được áp-dụng.

2.2 Mổi liên-danh gồm có Bốn (04) ứng-cử-viên cho các trách-vụ Chủ-Tịch Hội Đồng Chấp Hành, Phó Chủ-Tịch Nội-Vụ, Phó Chủ-Tịch Ngọai-Vụ, và Thủ Quỹ. Tên, Họ, và trách-vụ của mỗi ứng-cử-viên được ghi rỏ trên phiếu bầu-cử để đồng-bào tiện việc cứu-xét và quyết-định.

Điều 3

Điều-kiện cho ứng cử vào các trách-vụ trên:

3.1 Ứng-cử-viên là cựu hay đương-kim thành-viên trong Hội-Đồng Chấp-Hành, hay cựu thành-viên trong Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát. Đương-nhiệm Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành có thể tái ứng cử tối đa cho hai nhiệm-kỳ liên-tục, nghĩa là Ứng-cử-viên Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành không thể liên-tục ứng cử cho nhiệm-kỳ thứ ba..

3.2 Ứng-cử-viên là thành-viên thuộc các Hội Đòan, Đòan Thể hay Tổ Chức đã sinh họat trong khuôn khổ Cộng Đồng trên một năm. Ứng-cử-viên này phải được Hội Đòan, Đòan Thể và Tổ Chức của mình giới thiệu bằng văn bản. Đồng thời có lai-lịch và lập trường Quốc Gia rỏ ràng.

3.3 Một Hội Đòan, Đòan Thể hay Tổ Chức có thể kết-hợp với các Hội Đòan, Đòan-Thể hay Tổ-Chức khác lập một liên-danh ứng cử.

3.4 Để giúp cho đồng hương dể dàng đầu phiếu bầu chọn người có khả năng và lập trường rỏ ràng, các các tin tức cần thiết về thành tích, họat động, và trình độ của Ứng-cử-viên cần được đính kèm theo đơn/hồ sơ ứng cử.

3.5 Nếu liên Danh (4 ứng cử viên) KHÔNG đáp ứng điều 3, mục 3.1, 3.2, 3.3, và 3.4, người Thụ Ủy Liên Danh NẾU hội đủ mục 3.1, 3.2, 3.3, và 3.4 thì Liên Danh sẽ được Hội Đồng Quản Trị xem xét, quyết định Liên danh có HỢP LỆ hay KHÔNG.

3.6 Nếu mục 3.5 không thực hiện được, Hội Đồng Quản Trị, với sự chấp thuận của 2/3 Thành Viên sẽ:

3.6.1 Đề nghị Liên Danh ra Ứng Cử (nếu vẫn không có Liên Danh Ứng Cử)

3.6.2 Hoặc Lưu nhiêm vị Chủ Tịch Hội Đồng Điều Hành đã Mãn Nhiệm cho đến khi bầu xong Hội Đồng Điều Hành, việc lưu nhiệm tối đa là 2 năm.

3.6.3 Nếu mục 3.6.2 KHÔNG thực hiện được, Hội Đồng Quản Trị có nhiệm vụ đảm nhiệm phần hành của Hội Đồng Điều Hành cho đến khi bầu được Hội Đồng Điều Hành.

CHƯƠNG THỨ HAI: ỦY-BAN TỔ-CHỨC BẦU-CỬ

Điều 4

Ủy-ban tổ chức bầu-cử gồm có các Hội-Trưởng và Chủ-Tịch các Hội Đòan, Đòan Thể cũng như Đại-Diện các Tổ Chức tại địa-phương.

Điều 5

Các Hội-Trưởng, Chủ-Tịch và các Đại-Diện nói ở Điều 4 sẽ họp để bầu các trách-vụ sau:
– Trưởng Ban
– Phó Trưởng Ban
– Thơ-Ký
– Các Ủy-Viên

Điều 6

Nhiệm-vụ của Ủy-Ban Tổ-Chức Bầu-Cử gồm có:
– Nhận liên-danh ứng cử
– Nghiên-cứu tính-cách hợp-lệ của liên-danh ứng-cử
– Niêm-yết các liên-danh ứng-cử tại các nơi công-cộng
– Nghiên-cứu các thư khiếu-nại của đồng-bào chống liên-danh ứng-cử
– Niêm-yết các liên-danh hợp-lệ và không bị khiếu-nại

Điều 7

Khi bác-khước liên-danh ứng-cử, Ủy-Ban Tổ-Chức Bầu-Cử phải viện-dẩn lý do. Thư bác-khước gửi cho thụ-ủy liên-danh ứng-cử phải được tất cả đồnghương trong Ủy-Ban Tổ-Chức Bầu-Cử duyệt ký.

CHƯƠNG THỨ BA: THỂ-THỨC ĐẦU PHIẾU

Điều 8

8.1 Tất-cả đồng-hương cư-ngụ tại Arizona, từ mười tám (18) tuổi trở lên đều có thể đầu-phiếu.

8.2 Nếu có ý-định tham-gia cuộc bầu-cử Hội-Đồng Chấp-Hành, đồng-hương cần phải điền “THẺ BẦU CỬ HỘI ĐỒNG CHẤP HÀNH”. Đồng hương có thể liên lạc với Ủy Ban Tổ Chức Bầu Cử để thực hiện thẻ này trước ngày bầu cử hoặc ngay trước khi đầu phiếu, tại địa điểm đầu phiếu.

Điều 9

Chủ gia-đình có thể đầu-phiếu thay cho nh ững người trong gia-đình của mình nếu có mang theo “THẺ ĐẦU PHIẾU” của những người này.

Điều 10

Phương-cách đầu phiếu (bỏ phiếu):

10.1 Trong trường-hợp có từ hai liên-danh trở lên ứng-cử, đồng-hương chỉ chọn và bỏ vào thùng phiếu một liên-danh mà thôi.

10.2 Trong trường-hợp chỉ có một liên-danh duy-nhất ứng-cử, đồng-hương sẻ đầuphiếu theo phương-cách sau: a, Nếu chấp-nhận liên-danh ứng-cử, đồng-hương sẻ bỏ lá phiếu của liên-danh đó vào thùng phiếu.Điều 11

b, Nếu không chấp-nhận liên-danh ứng-cử, đồng-hương sẻ gạch chéo trên lá phiếu trước khi bỏ vào thùng phiếu. Ngày giờ và địa- điểm đầu-phiếu sẽ được Ủy-Ban Tổ-Chức Bầu-Cử thông-báo cho đồng-hương biết ít nhất là hai tuần trước ngày bầu cử

CHƯƠNG THỨ TƯ: THỂ-THỨC KIỂM PHIẾU

Điều 12

Ủy-Ban Tổ-Chức Bầu-Cử thành-lập một “BAN KIỂM PHIẾU” ngồi ít nhất sáu ngườ, chia làm hai tóan, luân phiên nhau trực tại địa điểm đầu phiếu để trông nom việc đầu phiếu.

Điều 13

13.1 Sau khi cuộc đầu-phiếu chấm dứt, việc kiểm-phiếu sẽ được thực-hiện ngay trước sự chứng-kiến của thụ-uỷ hay đại-diện các liên-danh ứng-cử. 13.2 Kết-qủa của cuộc đầu-phiếu sẽ được công-bố ngay. Biên-bản kiểm phiếu sẽ do các đồng-hương trong Ban Kiểm Phiếu và thụ-uỷ hay đại-diện các liêndanh ứng-cử duyệt-ký và niêm-yết tại địa-điểm đầu-phiếu.

Điều 14

Trong trường-hợp có hai liên-danh ứng-cử, liên-danh nào có đa-số-phiếu sẽ được tuyên-bố đắc-cử. Đa-số áp dụng trong trưòng-hợp này là đa-số tươngđối.

Điều 15

15.1 Trong trường-hợp có trên hai liên-danh ứng-cử, liên-danh đắc cử phải được trên phân nửa tổng-số phiếu bầu.

15.2 Trong trường-hợp không có liên-danh nào đạt được đa-số tuyệt- đối nói trên, cuộc bầu-cử sẽ được tổ-chức hai tuần sau. Trong kỳ bầu-cử lần thứ hai này, chỉ hai liên-danh đạt được số phiếu cao nhất trong kỳ bầu-cử lần thứ nhất tham-dự cuộc tranh-cử.

Điều 16

16.1 Trong trường-hợp chỉ có một liên-danh duy-nhất ứng-cử, liên-danh này chỉ đắc-cử nếu số phiếu bị gạch chéo ít hơn số phiếu không bị gạch chéo.

16.2 Trong trường-hợp thất-cử, liên-danh duy-nhất này sẽ không được tái ứng cử trong nhiệm-kỳ liên-hệ.

CHƯƠNG THỨ NĂM: ĐIỀU-KHỎAN DỰ-PHÒNG

Điều 17

Trong trường-hợp không có liên-danh nào ứng-cử hoặc không có liên-danh nào hợp-lệ, thể-thức bầu Hội-Đồng Chấp-Hành được quy-định bởi các điều khỏan ghi sau:

Điều 18

Điều 19

Điều 20

Chủ-Tịch-Đoàn Hội-Đồng Quản-Trị và Giám-Sát, cùng các Chủ-Tịch, HộiTrưởng và Đại-Diện các Hội Đòan, Đòan Thể hay Tổ Chức cùng họp lại, hoặc qua một Đại-Hội Đồng-Hương để đề-cử: Một hay hai Hội Đòan, Đòan Thể hay Tổ Chức phối hợp chọn một cá nhân mang trách nhiệm đứng ra thành lập liên danh.Liên danh bao gồm các trách vụ:
• Chủ-Tịch Hội-Đồng Chấp-Hành
• Phó Chủ-Tịch Nội-Vụ
• Phó Chủ-Tịch Ngọai-Vụ
• Thủ Qủy
Cá nhân được đề-cử phải phù-hợp tiêu-chuẩn trong ĐIỀU 3 CHƯƠNG THỨ NHẤT của bản THỂ-THỨC ỨNG-CỬ VÀ BẦU-CỬ HỘI-ĐỒNG CHẤPHÀNH này.

Các trách-vụ ghi ở ĐIỀU 18 kết-hợp thành “LIÊN DANH ĐƯỢC ĐỀ CỬ”. Liên danh được đề cử phải được đại hội Đồng hương phê chuẩn với đa số quá bán.

Trong trường hợp Liên danh được đề cử không được đại hội Đồng hương phê chuẩn, Hội Đồng Chấp Hành đương nhiệm sẽ được lưu nhiệm cho nhiệm kỳ thứ hai, nhưng không quá hai nhiệm kỳ liên tục

Điều 21

Liên danh được phê chuẩn sẽ mời các đồng hương đảm trách và các trách vụ được ghi trong Bản ĐIỀU LỆ CỘNG ĐỒNG NGƯỜI VIỆT QUỐC GIA TẠI ARIZONA, Điều 15 và Điều 16 về Tổ Chức Hội Đồng Chấp Hành.

Điều 22

Phụ Bản A – THỂ THỨC ỨNG CỬ VÀ BẦU CỬ HỘI ĐỒNG CHẤP HÀNH này gồm có năm (5) chương và hai mươi hai (22) đề đã được Đại Hội Đồng Hương tại Arizona biểu quyết chấp thuận ngày 09 tháng 8 năm 2009.

Phoenix Ngày 09 Tháng 8 Năm 2009

Phụ Bản B – Mẩu THƯ ĐỀ NGHỊ CỦA TẬP THỂ THÀNH VIÊN CỘNG ĐỒNG

Kính gửi………………………………………………………
Về việc Đề nghi……………………………………………..
Lý do………………………………………………………….

Việc Dẩn Sự kiện………………………………………………………..
(Có thể đính kèm thêo các tài liệu dẩn chứng):
Lợi ích cho Cộng Đồng nếu thi hành thư Đề nghị………………………………..

Tôi, là một Thành Viên Cộng Đồng Arizona, ký tên sau đây, xác nhận hiểu rỏ đồng ý và trách nhiệm về mục đích và nội dung của Thư Đề Nghị này.

Họ và Tên………………………
Địa chỉ và điện thọai…………………….
Số Bằng lái Arizona………………………

Ký tên

POLICY OF THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA 2009

Dear Executive Leaders,

Dear Compatriots,

Since the voting to ratify the Policy on January 8, 1984, on the establishment and operation of the VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, over time, our environment has changed. To accommodate the demand for current activities and practical situation, the Policy has been amended:

CHARTER Amendment, dated May 16, 1993, and
Modification Procedures Exhibit A-Candidate and Election Management Board, dated September 4, 2008.
Community Conference March 15, 2009, has entrusted the responsibility for the current Board of Directors and Supervisors to correct and amend the Policy reflecting the ability to expand and create conditions for more people to have the opportunity to stand for election and participate in the operation of the Community. In parallel with the expansion of the conditions for election, The Policy also identified the citation to protect the Vietnam nation, the national anthem, and the foundation of a non-communist nation. At the same time, the Policy has been updated to eliminate the provision of a “Board Resolution” ruling. Throughout the years, the ruling did not exist to satisfy the actuality of our activity; therefore, this Policy was voted on and approved at the Community Conference on August 9, 2009.

Amendment to the Policy dated June 26, 2021, and

Modification of Appendix A – regarding the PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD FOR THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA section 3.5, 3.6, 3.6.1, 3.6.2, 3.6.3.

Please note the efforts of the former directors that has created the foundation and drafted the Policy of the Vietnamese Community of Arizona.

Presenting the Policy of the Vietnamese Community of Arizona 2009 to all our seniors and compatriots in the spirit of service and developing our community in Arizona.

Phoenix September 30, 2009

President/ HDDLT PCT / HDDLT / Amendment

Nguyễn Văn Tạo  & Hà Xuân Lộc

REGULATIONS

VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA

Considering the living environment of Vietnam refugees in Arizona, the Policy was drafted and approved on January 8, 1981, regarding the establishment and operation of the VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA.
Considering that from January 8, 1984 to date, our environment has changed.
Following the amendment of the Policy on May 16, 1993, and September 14, 2008, due to the demand for strengthening and the development of the VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, we, the VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, met in Phoenix on August 9, 2009, to amend the Policy of the above with two (02) main issues:
Supplementary addition to Article 3, Chapter 1 to determine the stance of VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, and claims on the Vietnam National Anthem.
Amendment of the organizational structure and operating procedures for the election of the Board of Executive Board of the VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA.

INTRODUCTION

Trust that personal integrity is always associated with collective integrity.
Trust that only plans and programs established by the collective group determine practical value.
Trust that voluntary interdependence in building harmony within the collective group is the success of all programs and plans involving the community.
Trust that the organization can only survive and advance when the balance between benefits and contributions is maintained.
Trust that the disarmament of the Communist regime of the homeland is a prerequisite to re-establish VIETNAM with FREEDOM, DEMOCRACY, and PROSPERITY.
We, the people of Vietnam and Vietnam origin residing in Arizona, assembled in Phoenix on January 8, 1984, and decided to establish an organization named VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA according to the following terms:

FIRST CHAPTER: NAME, OFFICE, POSITION, AND OBJECTIVES

Article 1: To establish in Arizona a non-profit organization with the name VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, abbreviated CDNVQG / AZ. Community headquarters temporarily located at the home of the President until further notice.

Article 2: Community to achieve the following objectives:

2.1 Uniting associations, unions, organizations, and all people of Vietnam and Vietnam origin living in Arizona as a single entity with no discrimination of gender, age, and religion.

2.2 To mobilize all means to support the associations, unions, and organizations implementing public-interest objectives stated in the policy of the associations, unions, and organizations.

2.3 Applying the means to support community members experiencing difficulty in daily life.

2.4 Creating a common voice for all people in Arizona about public issues.

2.5 To appoint representatives to negotiate with the officials, organizations, minority community, and Vietnamese establishments from out of state.

2.6 Support all efforts aimed at dismantling the communist regime of the homeland and re-establishes a VIETNAM with FREEDOM, DEMOCRACY, and PROSPERITY.

2.7 The objectives stated above, from 2.1 to 2.6, do not place restrictions but only serve as a guide; the community can utilize the objectives that bring benefits to the collective community and the homeland regarding the essence as well as material suitable to the spirit of the current laws and policies.

Article 3: The Foundation, National Flag, and National Anthem. Along with the existence of VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA, articles 3.1 and 3.2 combines 3.2.1 and 3.2.2 that follows is absolute and will never change

3.1 VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA will not accept Communism and Communists’ activity in any way, shape, or form.

3.1.1 VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA recognizes and salutes the National Flag and the National Anthem during conferences and public ceremonies.

3.1.2 Flag of the Vietnam Republic, the yellow flag with three (03) red stripes, is the only symbol of the non-Communist Vietnamese National Flag.

3.1.3 Vietnam National Anthem, ” Tiếng Gọi Công Dân ” is the national anthem, the only anthem during the flag ceremony for the people of Vietnam.

Quốc Ca Việt Nam Cộng Hòa:

(Điệp khúc)

Công dân ơi Mau hiến thân dưới cờ
Công dân ơ! Mau làm cho cõi bờ Thoát cơn tàn phá vẻ vang đời
sống Xứng danh ngàn năm dòng giống Lạc Hồng.

(The music and lyrics have been used during the First and the Second Republics to the present day).

CHAPTER TWO: MEMBERS OF THE COMMUNITY

Article 4

4.1 INDIVIDUAL MEMBERS: The people of Vietnam and those of Vietnamese origin who reside in Arizona and accept this Policy are community members.

4.2 BOARD MEMBERS: The board members include associations, unions, and organizations that accept to operate in the community agenda. These associations, unions, and organizations are established to pursue beneficial objectives, not inconsistent with the essence of the Policy and not contrary to the unity of the community, and meet the following basic conditions:

Have at least 05 members.
Each year through December, provide an updated list of Executive Committee/Board of Representatives to the President.
Join the conferences convened by the Executive Board CDNVQG / Arizona.
Participate in the community for more than 1 year/12 months if they wish to introduce or nominate candidates for membership in the Executive Board or Board of Directors.
4.3 President, chairman, and representatives of associations, unions, and organizations should inform the Executive Board of the planned activities within the community involving the associations, unions, and organizations.

CHAPTER THREE: THE STRUCTURE OF THE COMMUNITY

Article 5

The structure of the community is under the supervision of the comprehensive board members including:

Board of Directors and Supervisors
Executive Board

Section I: Board of Directors and Supervisors

Section 1-COMPONENT

Article 6

The component of the Board of Directors and Supervisors consists of the chief, the president or the equivalent responsibilities of the associations, unions, and organizations consent to operate within the community framework.

Article 7

Any time there is a change in the chief, the president, or equivalent responsibilities, the association, union, or organization should immediately inform the Executive Board so that the association, union, or organization may submit an updated list of Board of Directors and Supervisors.

Section 2-ORGANIZATION

Article 8

The organization of the Board of Directors and Supervisors includes:

Members of the Board of Directors and Supervisors as specified in Article 6, and b, the president of the Board of Directors and Supervisors include:

1 president of the Board of Directors and Supervisors
1 vice president of the Board of Directors and Supervisors
Along with the support of

1 Secretary of the Board of Directors and Supervisors
The members of the Board of Directors and Supervisors

Article 9

Elections and nominations to the responsibility of the President of the Board of Directors and Supervisors

9.1 The responsibilities recorded above by the Board of Directors and Supervisors derived from confidential meetings in order to vote according to the trusted majority.

9.2 Candidates for the position of President with the most votes will be declared elected. Candidates with the second highest number of votes will be elected Vice President.

9.3 Responsibilities of the secretary and members will be in support of the President of the Board of Directors and Supervisors.

Article 10

10.1 The term of the President of the Board of Directors and Supervisors is 3 years with a maximum of two consecutive terms.

10.2 If the President of the Board of Directors and Supervisors for any reason is unable to complete the indicated term:

10.2.1 The vice president will complete the remaining 3 years’ term to ensure continuity in the activity of the Board of Directors and Supervisors.

10.2.2 The President along with the members of the Board of Directors and Supervisors will confidentially elect a new vice president according to trusted majorities as indicated in Article 9.

10.3 If there is a change in the position of president or chief of the associations, unions, or organization, the previous president or the previous association’s chief will replace the president and chief in reporting to the Board of Directors and Supervisors until the end of the three years term. This applies to the position of vice president, secretary, and members of the Board of Directors and Supervisors, except the position of the President as stated in Article 10.2.

Section 3-TASK

Article 11

The responsibilities of the Board of Directors and Supervisors include:

11.1 Monitor the revenue and expenditure of the Executive Board.

11.2 Sign with the note “REVIEWED” on the revenue and expenditure of the Executive Board. This process will be utilized in individual tasks.

11.3 Attend conferences of the Executive Board.

11.4 Listen to the comments of the public in regard to the activity of the community in order to take appropriate measures.

11.5 Present and observe the process of regulating the revenue and expenditure of the Executive Board at the General Assembly of the community.

11.6 Warning regarding violation of the Community Policy to the member of the Executive Board so that the president of the Executive Board may take appropriate action.

Article 12

The Board of Directors and Supervisors has the responsibility of presenting topics in regard to the Executive Board or the president of the Executive Board to the members. Community action in the event that the Executive Board violates one or more of the following objectives:

Violation of Article 3 in regard to the Foundation, National Flag, and National Anthem.
Betraying the benefits of the community with actions, words, or extended inaction with no reasonable cause.
Evidence of embezzling or misappropriating assets of the community.

12.1 To discuss the question of integrity mentioned above, the Board of Directors and Supervisors convened a meeting to discuss the appropriate action in regard to the violation of integrity known as “Discussing the Issue of Non-integrity.”

12.2 The session “Discussing the Issue of Non-integrity” must be announced by the president of the Board of Directors and Supervisors in a letter at least 2 weeks before the meeting to all members of the Board of Directors and Supervisors and the president of the Executive Board.

12.2.1 The meeting ” Discussing the Issue of Non-integrity” must include the participation of:

All members of the president’s Board of Directors and Supervisors.
In addition, the participation ½ of the total number of members in the Board of Directors and Supervisors.
The President of the Executive Board.

12.2.2 The decision of the Board of Directors and Supervisors in the session “Discussing the Issue of Non-integrity” must be by a common procedure, confidential, and of majority vote (over 50% ).

12.3 If the question of integrity has been decided through the session “Discussing the Issue of Non-integrity,” the president of the Board of Directors and Supervisors will inform publicly to the community widely to convene a general meeting of community members. The question of the integrity of the Board of Directors and Supervisors or part of the Board of Directors and Supervisors must be decided by the member of the community in a majority vote.

12.4 In the event of refusal to attend the meeting for defense, the Executive Board or the member of the community will naturally be declared status of non-integrity.

12.5 In the event that the question of integrity occurs in the Executive Board, the Board of Directors and Supervisors will temporarily replace the Executive Board and convene to elect a new Executive Board within a month after the announcement of the final decision.

12.6 In the event that the question of integrity occurs in a part of the Executive Board, the remaining members of the Executive Board will continue the responsibility until the end of the term of the Executive Board.

Article 13

In the event that the Executive Board or a participant of the activity operated by the Executive Board was misunderstood or distorted with malice, the Board of Directors and Supervisors has the responsibility of announcing and explaining the situation so that the community will understand the truth.

SECOND CHAPTER: THE EXECUTIVE BOARD

Section 1-COMPONENT

Article 14

14.1 The Executive Board includes 4 members who voted in the election provided in Section 4 and the chief of the organizations mentioned in Section 2 of Articles 15 and 16 nominated by the Executive Board.

14.2 The term of the Executive Board is set to 3 years.

Section 2-ORGANIZATION

Article 15

The Executive Board includes:

President of the Executive Board also responsible as the President of the Community

Vice President of Internal Affairs
Vice President of External Affairs
Secretary
Treasurer
Program and Organizational Manager
Development and Advancement Manager
Society and Pharmacy Manager
Youth and Athletics Manager
Cultural Manager
Informational Manager

Article 16

16.1 Depending on the demand of the activities and advancements, the president of the Executive Board can organize other subdivisions and responsibilities as necessary. The Executive Board may invite a community compatriot to participate in these subdivisions and responsibilities mentioned.

16.2 Depending on the demand of the activities and advancements, the president of the Executive Board may invite intellectual individuals or other seniors to help with suggestions and participate as an advisor to the Executive Board. The advisor of the Executive Board does not have the responsibility of regulating the community.

Article 17

In the event of the elected president of the Executive Board cannot complete or continue the responsibility due to any reason, the president of the Executive Board, also responsible as the president of the Community, will be replaced by:

17.1 Vice President of Internal Affairs until the end of the term.

17.2 In the event that the Vice President of Internal Affairs cannot complete the responsibility for any reason, the Vice President of External Affairs will replace for the remainder of the term.

17.3 In the event that all three cannot complete the responsibility, the Board of Directors and Supervisors has the responsibility to organize another election.

Section 3 – RESPONSIBILITY

Article 18

The Executive Board is responsible for:

18.1 Represent the community in all dealings with elected officials, all organizations/associations of the United States, minority communities, and Vietnamese organizations outside the state.

18.2 Along with the Board of Directors and Supervisors, organize plans and programs involving the Community.

18.3 Execute the above plans and programs.

18.4 Support associations, unions, and organizations in the community in achieving the individual-based objectives of these associations, unions, and organizations.

18.5 Organized compatriots’ assistance when needed.

18.6 Report on activities of the Executive Board at the general meeting of the Community.

18.7 Create the yearly expenditure and revenue for each task, if any.

18.8 Response to concerns and examine suggestions of non-integrity from the members of the community as stated in Article 22.

18.9 In the event that the Executive Board receives a proposition of non-integrity as stated in Article 22.2, the Executive Board will convene a meeting with the goal of investigating the question of integrity. The session includes the participation of:

Members of the group stated in Article 22.2 if applicable.
The members of the Board of Directors and Supervisors, including the President, chief or representative of each association, union, and organization that sent the letter to the Executive Board stated in Article 22.2, if applicable.
President of the Board of Directors and Supervisors.
President and members of the Executive Board.

18.9.1 Session “Consider the issues of the proposal of non-integrity” must be announced to the participants above by the Executive Board in a letter at least 2 weeks before the session.

18.9.2 In the event of refusal to attend the abovementioned session for defense, the president of the Board of Directors and Supervisors or the members involved with the president will naturally declare the status of non-integrity.

18.9.3 After the session ” Consider the issues of the proposal of non-integrity“, members of the Executive Board with the consent of the majority voted non-integrity is warranted:

18.9.4 The Executive Board will hold a meeting with the Board of Directors and Supervisors to vote non-integrity in the manner of signature voting, and the majority of more than half (50%).

18.9.5 If the question of integrity has been decided, the Board of Supervisors will hold a confidential meeting and re-elect the president of the group for the delegated tasks specified in Chapter 3, Article 9. A member declared non-integrity may not take responsibility as president of the group.

Section 4-STRUCTURE OF ELECTION FOR THE EXECUTIVE BOARD

Article 19

The Executive Board will be elected through voting, direct and confidential. The structure of election and voting will be determined in Appendix A “PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD.”

CHAPTER FOUR: MEMBERS OF THE COMMUNITY

Article 20

Member of the Community includes all the members stated in Chapter 2, Article 4.

Article 21

Responsibility of the member of the community:

21.1 Observe the complete activity of organizations within the framework of the community activity.

21.2 Elect an Executive Board through confidential voting.

21.3 Decide on the amendment of the Policy.

21.4 Decide the non-integrity of the Executive Board and the president of the Board of Directors and Supervisors.

Article 22

Declaring non-integrity of the Executive Board:

22.1 A member group of the community, at least a hundred people (100) who are living in Arizona or more than half of associations, unions, and organizations member of the community, can send a message to the Board of Directors and Supervisors regarding non-integrity of one or more member or the whole entity. The letter proposition must explain the reason and specific evidence of the violations stated in Article 12.

22.2 To avoid errors and prevent the collection of random signatures, the letter must at least meet the valid elements and accurately understand the problem of the member of the community. See Appendix B – sample of the LETTER PROPOSITION FROM THE MEMBER OF THE COMMUNITY.

Article 23

The proposition of non-integrity toward the president of the Board of Directors and Supervisors:

23.1 A member group of the community, at least a hundred people (100) who are living in Arizona or more than half of associations, unions, and organizations member of the community can send a message to the Executive Board regarding non-integrity of one or more member or the whole Board of Directors and Supervisors through reasonable cause with specific evidence regarding the betrayal of the community’s interest through action, words or extensive non-action with no probable reason, or violation of Article 3, Foundation, National Flag, National Anthem.

23.2 To avoid errors and prevent the collection of random signatures, the letter must at least meet the valid elements and accurately understand the problem of the member of the community. See Appendix B – sample of the LETTER PROPOSITION FROM THE MEMBER OF THE COMMUNITY.

Article 24

The members of the community will convene a yearly meeting in the second week of January.

Article 25

All decisions of the members of the community will be determined through a majority decision. Confidential ballots will be applied in all situations.

CHAPTER FIVE: FINANCIAL

Article 26

26.1 The treasurer of the community will keep a revenue and expenditure book and record each applicable revenue and expenditure. Each quarter, the treasurer of the community will present the quarterly revenue and expenditure to the president of the Board of Directors and Supervisors to be examined and announced on all bulletins.

26.2 In all cases, without exception, the president of the Board of Directors and Supervisors /president of the community may not perform the responsibility of the treasurer.

Article 27

All expenditures of the community greater than $300 must be signed by both the president of the community and the treasurer. For the convenience of execution, the president of the community and the president of the Board of Directors and Supervisors may establish a budget for the treasurer to manage. The budget may not exceed $300 and can only be established to perform a specific task.

CHAPTER SIX: AMENDMENT OF THE POLICY

Article 28

Proposition, inspection, and execution of amendments.

28.1 Any member has the right to create a proposition for amendment of this policy.

28.2 Proposition for amendment will be received and inspected by the Executive Board.

28.3 After inspection, if there is an agreement with the proposition for amendment from the member, the Executive Board will convene a community meeting to decide on the amendment.

Article 29

All Articles may be amended except for Article 29, Article 1, Article 2, and Article 3.

Article 30

Amendments:

30.1 The Policy from May 16, 1993, will cancel and replace the Policy on January 8, 1984.

30.2 This policy will cancel and replace the Policy on May 16, 1993, and Appendix A “PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD” on September 14, 2008.

Article 31

This Policy includes 6 Chapters, 31 Articles, and 2 Appendix:

Appendix A “PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD.”
Appendix B “Sample of the LETTER PROPOSITION FROM THE MEMBER OF THE COMMUNITY.” The Policy has been proposed and approved at the Community Meeting in Arizona on August 9, 2009.
Phoenix August 9, 2009

POLICY OF THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA

Appendix A: regarding the PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD FOR THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA

The decision of the Community Meeting in Arizona on August 9, 2009, the proposition and approval of the amendment to the POLICY OF THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA.
Chapter 6, Article 30 of the POLICY OF THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA with the content: Article 30, Amendments: 30.3 The Policy on May 16, 1993, will cancel and replace the Policy on January 8, 1984. 30.4 This Policy will cancel and replace the Policy on May 16, 1993, and the Appendix “PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD” on September 14, 2008.
It is now determined that the PROCEDURE OF ELECTION AND VOTING FOR THE EXECUTIVE BOARD FOR THE VIETNAMESE COMMUNITY OF ARIZONA will be in accordance with the following:
First Chapter: PROCEDURE FOR ELECTION AND VOTING

Article 1

The board of the Executive Board for the Vietnamese Community of Arizona will be voted through election, direct and confidential.

Article 2

2.1 Procedures for nominations will be applicable.

2.2 Each nominated group must have 4 members, the President of the Executive Board, the Vice President of Internal Affairs, the Vice President of External Affairs, and the Treasurer. The full name and responsibilities of each member must be clearly stated on the ballot so that the community may examine and decide.

Article 3

Conditions to be elected in the above positions:

3.1 The candidates who are former members of the Executive Board or former members of the Board of Directors and Supervisors: the position of President of the Executive Board may be run for candidacy maximum of two terms consecutively, meaning the candidate running for the president of the Executive Board may not continue a third term.

3.2 Candidates who belong to associations, unions, and organizations, who have participated in the framework of the community for more than 1 year: the candidate must be introduced by the associations, unions, or organizations through a document. At the same time, the candidate must have a background and a clear national stance.

3.3 An association, union, or organization may join with other associations, unions, and organizations to nominate a candidate.

3.4 In order to assist the community’s decision on choosing a candidate with the ability and a clear background, all relevant information regarding the achievement, activities, and abilities of the candidate will be provided with the candidate’s profile.

3.5 If the consortium (all 4 candidates) does NOT qualify under sections 3.1, 3.2, 3.3. and 3.4, but if the main candidate qualifies under sections 3.1, 3.2, 3.3, and 3.4 then the consortium will be considered by the Board of Selectors which will determine whether the consortium will be elected or not.

3.6 If section 3.5 cannot be implemented, the Board of Directors, with the approval of 2/3 of the member will:

3.6.1 Propose a consortium to run for candidacy (if there is still no candidate)

3.6.2 Retain the current President of the Executive Board until the election of the Executive Board is completed, the maximum retention is 2 years.

3.6.3 If section 3.6.2 cannot be implemented, the Board of Directors will act as the Executive Board until the new Executive Board is elected.

CHAPTER TWO: ELECTION ORGANIZATION COMMITTEE

Article 4

The election organization committee includes all the chief and presidents of the associations, unions, and organizations along with representatives of local organizations.

Article 5

The Chief, president, and representatives mentioned in Article 4 will meet to elect the following position:

Chief
Deputy Chief
Secretary
Members

Article 6

Responsibility of the election organization committee includes:

Receive the candidate lists.
Determine the eligibility of the candidates.
List the names of the candidates in public areas.
Determine the letters of the community voicing against the candidate.
List the names of the eligible candidates.

Article 7

When rejecting a candidate, the committee must present a reason. The rejection letter given to the candidate must be approved and signed by all the members of the committee.

CHAPTER THREE: VOTING STRUCTURE

Article 8

8.1 All residents living in Arizona from 18 years of age or older may vote.

8.2 If there is a decision to participate in the election of the Executive Board, the resident must fill out the election card for the Executive Board. The resident may contact a member of the election organization committee to fill out the form before the day of the election or the early voting ballot at the location of the election.

Article 9

The head of the household may bring in place of other members of the family the early voting ballot from these members.

Article 10

Ballot procedure (vote):

10.1 In the event of 2 candidates for the same position, the voters may only select one candidate.

10.2 In the event of only 1 candidate is running, the voters will vote according to the following procedure:

If the voter accepts the candidate, the voter will submit the ballot for the candidate.

Article 11

If the voter does not accept the candidate, the voter may cross out the ballot before submitting it. The date and time of counting the ballot will be determined and announced by the committee at least 2 weeks before Election Day.

CHAPTER FOUR: PROCEDURE TO COUNT THE BALLOTS

Article 12

The election organization committee will establish a group of members to count the ballots with at least 6 people divided into two groups and alternate at the location of the election to oversee the vote.

Article 13

13.1 Upon termination of the vote, the procedure to count the ballot will be performed in front of the treasurer from each of the two nominated groups.

13.2 The results of the vote will be announced. Documentation for counting the ballot will be signed and confirmed by the committee and the treasurer or representative of the winning candidate at the location of the election.

Article 14

In cases where there are two nominated groups, the nominated group with the most votes will be announced elected. The majority of applications in this situation is a relative number.

Article 15

15.1 In cases where there are more than two nominated groups, the elected nominated groups must be more than half of the majority vote.

15.2 In cases where there is no majority vote for the nominated groups mentioned above, the re-election procedure will be convened in two weeks. In the re-election, only the two nominated groups with the majority vote will participate in the re-election.

Article 16

16.1 In cases where there is only one candidate, this candidate will only be elected if the crossed-out ballot is less than the number of uncrossed ballots.

16.2 In the event of a loss of election, the candidate may not re-run for the next term.

CHAPTER FIVE: BACKUP PROVISIONS

Article 17

In cases where there is no candidate or eligible candidate, the procedure of voting for the Executive Board will be as follow:

Article 18

Article 19

Article 20

The president of the Board of Directors and Supervisors along with the president, chief, and representatives of associations, unions, and organizations will convene or through a general community meeting to nominate: one of two associations, unions, or organizations that will combine to choose an individual with the task of establishing a nominated group with the following responsibilities:

President of Executive Board
Vice-President of Internal Affairs
Vice-President of External Affairs
Treasurer
The nominated individual must be eligible under the guidelines of Chapter 1, Article 3 of PROCEDURE FOR ELECTION AND VOTING OF THE EXECUTIVE BOARD.

All the tasks stated in Article 18 will combine to create the nominated group. The nominated group must be approved through the community meeting with a majority vote.

In the event that the nominated group is not approved by the community, the current Executive Board will continue for the second term, but no more than two consecutive terms.

Article 21

The approved nominated group will invite the community to the responsibilities and tasks stated in the POLICY OF THE VIETNAMESE ASSOCIATION OF ARIZONA, Article 15 and Article 16 regarding the Organization of the Executive Board.

Article 22

Appendix A – PROCEDURE FOR ELECTION AND VOTING OF THE EXECUTIVE BOARD consists of 5 chapters and 22 subjects recommended and approved by the community meeting in Arizona on August 9, 2009.

Phoenix August 9, 2009.

Appendix B – sample of the LETTER PROPOSITION FROM THE MEMBER OF THE COMMUNITY

Dear………………………………………………………

Proposition  …………………………………………… ..

Reason………………………………………………………….

Subject of matter ……………………………………………………… ..

(Can be attached to the documentation):

Benefits for the Community if the proposal is implemented……………………………… ..

I, as a Member of the Community of Arizona, hereby signed and confirm my understanding and shall agree on the purpose and content of this Letter of Proposal.

First and last name………………………

Address and phone …………………….

Arizona Driver’s License number ………………………

Sign

President of the Vietnamese Community of Arizona